Recepsioniste / Asistente Administrative

Ky pozicion do te jetë përgjegjës për menaxhimin e recepsionit dhe mbështetjen e përditshme administrative të kompanisë, duke siguruar organizim të mirë të takimeve, vizitave, ambienteve dhe nevojave operative të stafit.

Detyrat

• Pritja dhe orientimi i vizitorëve, klientëve, partnerëve dhe furnitorëve që paraqiten në kompani.
• Menaxhimi i telefonatave, korrespondencës dhe komunikimeve të përgjithshme që kalojnë përmes recepsionit.
• Organizimi dhe koordinimi i mbledhjeve, përfshirë rezervimin dhe përgatitjen e sallave të takimeve.
• Mbajtja dhe përditësimi i kalendarit të takimeve dhe vizitave të furnitorëve, partnerëve apo personave të jashtëm.
• Koordinimi me departamentin e HR për të qenë e informuar mbi hyrjet/daljet e stafit, punonjësit e rinj, largimet dhe ndryshime të tjera organizative që lidhen me funksionimin e përditshëm.
• Mbështetje administrative për departamentin e HR për detyra të caktuara sipas nevojës.
• Organizimi i rezervimeve të udhëtimeve të stafit, përfshirë bileta avioni, hotele, transferta dhe elementë të tjerë të udhëtimit, në koordinim me personat/departamentet përkatëse.
• Organizimi i rezervimeve për dreka, darka apo takime pune me klientë, partnerë, furnitorë ose staf.
• Koordinimi i pritjes së vizitorëve të kompanisë dhe, kur është e nevojshme, organizimi i hotelit, transportit apo axhendës së vizitës.
• Mbajtja e informacionit të përditësuar mbi aktivitetet kryesore administrative dhe organizative që zhvillohen në kompani.
• Administrimi dhe koordinimi i korrespondencës hyrëse/dalëse, postës dhe dërgesave me korrier.
• Mbajtja e kontakteve të nevojshme të furnitorëve dhe ofruesve të shërbimeve administrative.
• Monitorimi i nevojave të recepsionit, sallave të mbledhjeve dhe ambienteve të përbashkëta dhe raportimi/koordinimi për plotësimin e tyre.
• Mbështetje në organizimin e eventeve të brendshme, takimeve të stafit, trajnimeve apo aktiviteteve të kompanisë.
• Kryerja e detyrave të tjera administrative të ngjashme, të deleguara nga eprori, në përputhje me natyrën e pozicionit.

Kualifikimet

• Kërkohet komunikim shumë i mirë dhe paraqitje profesionale.
• Aftësi të forta organizative dhe menaxhim i disa detyrave njëkohësisht.
• Kandidatja duhet të jetë korrekte, diskrete dhe e kujdesshme me informacionin konfidencial.
• Njohuri të mira të paketës Microsoft Office/Outlook
• Preferohet njohje e mirë e gjuhës angleze dhe italiane.

Shënime